個人情報保護方針 ～プライバシーポリシー～
株式会社木下の賃貸（以下「当社」）は、木下グループの一員であり、不動産賃貸事業を主な事業内容とし、かかる事業を通じて取扱う個人情報を適切に保護することを事業運営上の重要事項と位置づけております。そのため、当社は、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」）その他の個人情報保護法令及び関連するガイドラインを遵守し、個人情報の適正な取得および適切な利用・提供などに関するルールおよび体制を確立し、以下のとおりプライバシーポリシーを定め、これを実行・維持し、継続的に改善することを宣言いたします。なお、本プライバシーポリシーの用語は特段の定義がない限り個人情報保護法令の定義に従います。
1. 個人情報の取得
- (1)当社は、不動産賃貸事業及びその関連事業を行うことに伴い、お客様等の氏名、住所、生年月日、性別、電話番号、Eメールアドレス、勤務先などの個人情報を取得しますが、その際には、利用目的を公表（本プライバシーポリシーによる公表を含みます）又は通知し、また、直接ご本人から契約書等の書面に記載された個人情報を取得する場合にはあらかじめ利用目的を明示し、業務遂行上必要な範囲において適法・公正な手段により取得します。
- (2)当社は、要配慮個人情報について、個人情報保護法令において例外として認められる場合を除き、事業運営上の必要性が認められる範囲で事前にご本人の同意を得てから取得します。
2. 個人情報の利用目的
当社は、提供を受けた個人情報を以下の目的又は別途通知する利用目的で利用します。個人情報保護法令により認められる場合を除き、本人の同意がない限り、かかる範囲を超えて個人情報を利用しません。
- (1)以下の例を含む当社の不動産賃貸業務と不動産仲介業務に関する商品及びサービスの提供のため
- ①賃貸物件のお問い合わせ、条件確認、紹介、案内等に関する対応のため
- ②入居申込、賃貸借契約や連帯保証契約などの契約締結、仲介および保険等に関する各種業務の実施
- ③ご契約後の契約管理、家賃管理、建物管理、アフターサービスの実施その他不動産の入退去に係るサービスの提供
- ④更新及び退去業務の実施
- ⑤マーケティングデータの調査（アンケートの実施を含む）及び分析、並びにマーケティング施策の検討及び実施
- ⑥商品及びサービスの改善のため、並びに新たな商品及びサービスの企画、研究及び開発
- (2)与信判断（信用情報機関への信用照会を含みます）など、前号の事業に関するご契約の目的達成のために必要となる業務のため
- (3)「友の会」など当社が運営又は参画する会員組織における会員向けサービスの提供及び会員情報の管理のため
- (4)当社の取扱物件・サービス及び当社が参画するセミナー・イベントの紹介並びに取得した閲覧履歴や取引履歴等の情報を分析して、お客様（入居者様・オーナー様・貸主様）にとって有用と思われる当社の商品・サービスなどを紹介するチラシ、DM、メールマガジン、プレゼント送付、およびモニターキャンペーン等の営業活動のため
- (5)当社に対する問い合わせ、苦情等への対応及び記録のため
- (6)以下の例を含む当社役職員に係る雇用管理及び事業所運営並びに不正行為等の防止及び対応のため
- ①業務上の連絡
- ②勤怠、人事評価
- ③福利厚生
- ④給与等の給与事務
- (7)当社の採用応募者に対する採用選考のため
- (8)その他上記に付随する業務ならびにご利用者との取引および当社の業務運営を適切かつ円滑に履行するために行う業務
- (9)上記利用目的⑴～⑻の達成にあたり第三者に提供するため
3. 委託の取り扱い
当社においては、業務を円滑に遂行するために、前記２．「個人情報の利用目的」に掲げる利用目的達成に必要な範囲内で個人情報の取り扱いを当社が適切と判断した協力会社（情報処理等の委託先など）に委託する場合があります。この場合、当社は、個人情報保護法令に従って、秘密保持及び個人情報の取り扱いに関する契約を締結するなど委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。
4. 個人情報の第三者提供
当社は、個人情報保護法その他の法令で認められる場合を除き、個人情報を、お客様等の同意がない限り、第三者に提供することはありません。なお、お客様等の同意に基づいて第三者提供する場合、当社事業目的に定められた事業の推進及び上記２．「個人情報の利用目的」に掲げる利用目的の達成に必要な範囲内で第三者提供いたします。
5. 共同利用
当社が保有する個人情報は、以下のとおり共同利用させていただきます。
(1)共同利用する個人データの項目
住所、部屋番号、氏名、電話番号、年齢、生年月日、取引履歴、性別、職業、FAX番号、メールアドレス、及び上記2.「個人情報の利用目的」に掲げる利用目的の範囲内で必要な個人情報
(2)共同利用する者の範囲
木下グループ各社。木下グループ各社の名称や事業内容等の詳細情報につきましては、こちらご覧ください。
(3)共同利用する利用目的
ア 上記２.「個人情報の利用目的について」に掲げる利用目的
イ 上記５．⑵「共同利用する者の範囲」に記載された各社の事業及びそれに付随する事業における各種商品・サービスに関する情報提供、商品の発送、関連するアフターサービス・新商品・新サービスのお知らせ、アンケート調査
(4)共同利用の管理責任者
当社住所及び代表者氏名につきましては、こちらをご覧ください。
6. 保有個人データの開示等の手続について
(1)利用目的の通知又は保有個人データもしくは第三者提供記録の開示
ア 当社は、お客様等ご本人から、当社指定書式により郵送にて、利用目的の通知、又は、ご本人自身の保有個人データもしくは第三者提供記録の開示のご請求があった場合、ご本人であることを確認した上で、個人情報保護法その他の法令に従い、遅滞なくかつ合理的な範囲で適切な対応をいたします。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、開示を行わないことがあります。なお、開示しない場合又は当該保有個人データが存在しない場合には、その旨を回答いたします。
① 開示することでご本人様又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
② 開示することで当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
③ 開示することが法令に違反することとなる場合
④ 開示の請求がご本人様からであることが確認できない場合
イ 上記開示請求につきましては、1件あたり、手数料として金 1,600円をお支払いいただきますので、あらかじめご了承ください。
(2)保有個人データの訂正、追加、削除又は利用停止もしくは消去又は第三者提供の停止
当社は、お客様等ご本人から、当社指定書式により郵送にて、個人情報保護法の定めに基づきご本人自身の保有個人データの訂正、追加、削除、又は利用停止もしくは消去、又は第三者提供の停止のご請求があった場合も、ご本人であることを確認した上で、個人情報保護法その他の法令に従い、遅滞なくかつ合理的な範囲で適切な対応をいたします。
(3)上記⑴⑵の手続について
ア ご請求先
〒163-1331
東京都新宿区西新宿6-5-1新宿アイランドタワー31階
株式会社木下の賃貸 個人情報に関する問い合わせ・苦情等の窓口
イ ご請求方法
郵送
ウ 本人確認
ご請求方法に応じて適切な方法でご本人様確認をさせていただきます。代理人による開示をお求めの場合、代理人様の確認も含めてさせていただきます。
7. 安全管理措置について
当社は、社内の運営体制及び社員の教育を通じてその取り扱う個人データを適切に管理し、個人データの漏えい、滅失又は毀損の防止その他個人データの安全管理のために、必要かつ適切な措置を講じます。以下は、当社が講じる安全管理措置の一部となりますが、詳細については、「９．問い合わせ・苦情窓口」までお問い合わせください。
(1)取得・利用・保存・提供・削除・廃棄等の段階ごとに、各対応および取扱責任者と役割を定めた各種規程の策定。
(2)取扱責任者の設置、法および規程に違反している事実または兆候を把握した場合の取扱責任者への報告・連絡の体制の整備、取扱状況に関する定期報告・点検の実施。
(3)就業規則に基づく個人データについての秘密保持義務、個人データ取扱いに関する定期研修の実施。
(4)社員の入退出管理、持ち込み機器の制限、個人データを取り扱う機器および電子媒体・書類の盗難・紛失等を防止するための持出制限・管理、外部からの不正アクセス及び不正ソフトウェアから保護するシステムの導入等。
8. 継続的改善
当社は、本プライバシーポリシーの内容を適宜見直し、継続的に改善するよう努めます。本プライバシーポリシーを変更した場合には、ウェブサイト上に掲載しますので、最新の本プライバシーポリシーの内容を十分にご確認ください。
9. 問い合わせ・苦情窓口
ご質問、苦情のお申し出その他個人情報の取扱いに関するお問い合わせは、下記窓口までご連絡ください。
【個人情報に関する問い合わせ・苦情等の窓口】
東京都新宿区西新宿6-5-1新宿アイランドタワー31階
株式会社木下の賃貸
TEL：03-5908-2244 FAX：03-5908-2243（10：00～18：30／土・日・祝除く）
メールアドレス：support-kc@kinoshita-group.co.jp
平成24年10月4日制定
平成28年10月16日改定
令和5年3月7日改定
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